Vous êtes une TPE ou une PME et vous souhaitez organiser un évènement d’entreprise ? Que ce soit un séminaire, un lancement de produit, une soirée d’entreprise ou encore un team building, c’est une excellente initiative pour fédérer vos équipes, développer votre visibilité ou célébrer les réussites de votre entreprise.
Cependant, on le sait bien, on a souvent peu de temps et de ressources internes à consacrer à l’organisation d’évènements. Entre la gestion opérationnelle quotidienne et les challenges commerciaux, il n’est pas toujours évident de se lancer dans la mise en place d’un évènement d’entreprise.
C’est là que les agences évènementielles peuvent vous être d’une précieuse aide. Leur expertise, leurs réseaux de partenaires et leur savoir-faire vous permettront de créer un évènement sur-mesure, impactant et sans stress pour vous.
Dans cet article, nous vous détaillons 5 bonnes raisons de faire appel à une agence évènementielle pour votre prochain évènement d’entreprise. Quelle que soit la taille de votre entreprise, ces arguments devraient vous convaincre !
1. Gagner du temps et de l’efficacité
Organiser un évènement d’entreprise est un exercice chronophage qui demande de la rigueur et de la méthode : mettre en place le rétroplanning du projet, gérer les inscriptions, coordonner la logistique, la scénographie, etc. Autant d’étapes chronophages qui peuvent rapidement vous détourner de vos missions prioritaires.
En faisant appel à une agence spécialisée en évènementiel, vous déléguerez toute l’organisation à une équipe de chefs de projet qui se chargeront des aspects logistiques. Cela inclut la gestion des prestataires, comme les traiteurs, les régisseurs audiovisuels, et les hôtes et hôtesses, assurant ainsi une qualité de service irréprochable.
Un gain de temps précieux qui vous permettra de rester pleinement concentré sur le contenu et les objectifs de votre évènement.
2. Optimisation des coûts et maîtrise du budget
Savoir optimiser un budget évènementiel selon un cahier des charges défini, c’est le nerf de la guerre. Cette compétence s’acquiert avec l’expérience et un réseau de partenaires fiables (traiteur, animateur, loueurs d’espace de réception etc…).
Faire appel à une agence évènementielle, vous permettra de profiter de leurs relations privilégiées et des tarifs préférentiels qu’ils ont négociés avec leurs partenaires. Ils mobiliseront tout leur réseau et leur pouvoir de négociation pour vous faire bénéficier de ressources originales dans des conditions optimales.
Vous réaliserez ainsi des économies non-négligeables par rapport à une organisation en interne. Sans compter que l’agence saura également vous proposer des idées créatives pour réduire les coûts et vous conseiller sur les solutions les plus pertinentes.
3. Expertise évènementielle et créativité
Les agences évènementielles sont reconnues pour leur capacité à stimuler la créativité et à innover. Elles conçoivent des évènements sur-mesure qui captent et retiennent l’attention du public en utilisant des formats innovants et en intégrant des activités ludiques et participatives. Ces initiatives ont pour objectif de favoriser la cohésion et l’engagement des participants.
Pour se faire, elles sont toujours à l’affût des dernières tendances et actualités du secteur évènementiel. Ainsi les agences peuvent démontrer toute leur agilité et leur potentiel créatif. Elles pourront notamment intégrer des pratiques écoresponsables et des initiatives de responsabilité sociale en phase avec vos valeurs, contribuant ainsi à la durabilité de vos événements.
Cette expertise est une vraie valeur ajoutée. Un événement qui semble démodé pourrait ‘ternir’ votre image de marque ou votre image employeur.
4. Définir vos objectifs et KPI de l’évènement
Organiser un évènement d’entreprise n’a de sens que si vous avez clairement défini vos objectifs en amont : fidéliser vos clients, attirer de nouveaux prospects, booster votre notoriété, fédérer vos équipes, etc. Une fois ces objectifs identifiés, il est recommandé de savoir les mesurer pour évaluer les retombées de votre évènement.
C’est là que l’agence évènementielle interviendra pour vous aider à définir les bons indicateurs de performance (KPI) et à mettre en place un dispositif de suivi et d’évaluation complet. Ils vous conseilleront sur les métriques les plus pertinentes à suivre (taux de participation, taux de satisfaction, nombre de leads générés, etc.) et vous accompagneront dans l’analyse des résultats.
Vous disposerez ainsi d’un véritable outil de pilotage pour mesurer l’efficacité de votre évènement et identifier les axes d’amélioration pour la prochaine édition.
5. Conseils et partenariat stratégique
Une agence évènementielle peut également vous apporter un véritable conseil stratégique pour la réalisation de votre événement, anticipant et prévenant les problèmes potentiels. Grâce à une liste des meilleurs lieux (ou lieux exclusifs) et à un carnet de contacts de dernière minute, elle garantit un événement se déroulant dans les meilleures conditions et sans stress.
De plus, certains organisateurs d’événements ont une double expertise en marketing. En tenant compte de votre mission et votre vision, et en analysant votre positionnement, ils assureront une parfaite cohérence entre votre message de marque et l’expérience vécue par vos invités pour faire rayonner votre entreprise.
Conclusion
Vous l’aurez compris, le métier d’organisateur d’évènement professionnels ne s’improvise pas. Faire appel à une agence évènementielle est donc un véritable atout pour assurer la planification et la production clé-en-main de votre évènement d’entreprise.
Alors n’hésitez plus, quel que soit le type de manifestations évènementielles, faites appel aux spécialistes pour la gestion de votre prochain événement professionnel ! Contactez-nous.